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Business Intelligence

Business Intelligence macht selbst große Datenmengen handhabbar und ermöglicht ihre schnelle Auswertung. Durch effiziente, automatisierte Prozesse stehen Informationen zeitnah zur Verfügung, statt mühsam zusammengetragen werden zu müssen. Vor allem aber lassen sich Zusammenhänge transparent und adressatengerecht darstellen, sodass Entscheidungen auf einer fundierten und verständlichen Grundlage getroffen werden.

Welche Daten benötigt werden, hängt in erster Linie von der konkreten Fragestellung ab. Grundsätzlich ist jede verfügbare Datenquelle wertvoll, denn der größte Nutzen entsteht oft erst, wenn sich Zusammenhänge zwischen Daten herstellen lassen, die zuvor nur lose miteinander in Beziehung standen. Genau aus dieser Verknüpfung entstehen neue Erkenntnisse.

Excel wird dann zum Problem, wenn eine einzige Datei zur zentralen Steuerung wird, die nur noch ein einzelner Mitarbeiter vollständig versteht. Solche Dateien wachsen über Jahre, werden zunehmend unübersichtlich und irgendwann spürbar langsam. Spätestens dann steht der Aufwand für Pflege und Fehlersuche in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen.

Visualisierungen sind ein entscheidender Einflussfaktor, denn die Art der Darstellung prägt, wie schnell und wie sicher eine Entscheidung fällt. Eine passend gewählte Visualisierung unterstützt den Entscheider unmittelbar und lenkt den Blick auf das Wesentliche. So lassen sich Abweichungen und Ausreißer auf einen Blick erkennen, statt sie mühsam aus Zahlenkolonnen herauszulesen.

Der einfachste Schritt ist, das bestehende Layout in ein digitales Dashboard zu überführen. Darüber hinaus deckt eine Analyse des dahinterliegenden Datenstroms häufig Anknüpfungspunkte für Einsparungen und schlankere Abläufe auf. Ein wichtiger Hebel sind zudem die Visualisierungen, denn das digitale Format bietet deutlich mehr Möglichkeiten, den Anwender gezielt in seinem Entscheidungsprozess zu unterstützen.

Berichte werden stärker genutzt, wenn sie einfach zugänglich und ohne Erklärung verständlich sind. Werden die Informationen direkt einem großen Adressatenkreis verfügbar gemacht, sinkt zugleich die Zahl der Rückfragen spürbar. Und wenn sich Berichte flexibel filtern und eingrenzen lassen, können die Verantwortlichen unmittelbar in eine erste eigene Analyse einsteigen.

Ein verbreiteter Fehler ist, Business Intelligence als Allheilmittel für grundsätzliche Probleme mit den Unternehmensdaten zu betrachten. Zwar lassen sich Daten im BI-System bereinigen und aus verschiedenen Quellen verknüpfen, doch sollte BI nicht dazu dienen, Qualitätsmängel der Quellsysteme dauerhaft zu kaschieren. Datenprobleme, die ein BI-Projekt aufdeckt, sollten am Ende zu Verbesserungen in den Quellsystemen führen, was wiederum die Robustheit der gesamten BI-Lösung erhöht.

Im ersten Schritt ist die IT vor allem bei der Einrichtung von Lizenzen und Berechtigungen gefragt. Bei der Erstellung der Dashboards selbst muss sie nicht zwingend eingebunden sein. Sobald jedoch Anpassungen an den Quellsystemen nötig werden, etwa eine Datenbereinigung oder die Aufnahme neuer Informationen, wird die IT-Abteilung zum zentralen Partner. Und spätestens bei der automatisierten Anbindung der Daten an die BI-Systeme führt an ihr kein Weg vorbei.

Die Zusammenarbeit verbessert sich, wenn Informationen breit im Unternehmen geteilt werden, statt in einzelnen Bereichen zu verbleiben. Bindet man die IT informativ oder operativ ein, wächst das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Anforderungen. Bereichsspezifische Dashboards und passende Schulungen schärfen das Bewusstsein für Datenqualität und befähigen die Fachbereiche, eigenständig zu steuern. Aus dem engen Austausch und dem vielfältigen Feedback ergibt sich schließlich eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsweisen.