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Business Intelligence

Gute Business Intelligence heißt nicht mehr Diagramme, sondern die richtigen. Ich führe Kennzahlen aus verstreuten Systemen an einem Ort zusammen. So entsteht Transparenz bei spürbar weniger manuellem Aufwand.

Business Intelligence

Erkenntnisse, die bleiben

Was Business Intelligence leistet

Business Intelligence lässt sich konzeptionell als ein automatisiertes System zur Aufbereitung, Auswahl und gezielten Verteilung von Informationen beschreiben. Informationen sollen hierbei an die organisatorischen Stellen herangetragen werden, die diese benötigen. Der Nutzen von Business Intelligence entsteht nicht allein durch die Bereitstellung geeigneter Daten, sondern insbesondere auch durch die tatsächliche Verwendung. Als Zusammenspiel aus Daten, Technologien, Prozessen und Menschen ist Business Intelligence daher nicht nur eine technische Lösung, sondern eine organisatorische Fähigkeit, Daten in nutzbare Informationen für die Unternehmenssteuerung zu überführen.

Datenintegration

Verbunden statt verstreut

Eine zentrale Datenbasis

Eine besondere Relevanz bei der Zusammenführung heterogener Quellsysteme und der Speicherung historischer Daten besitzt das Konzept des Data Warehouse. Es handelt sich hierbei um eine themenorientierte, integrierte, zeitbezogene und dauerhafte Datensammlung zur Unterstützung von Managemententscheidungen. Daten aus unterschiedlichen Quellen werden zusammengeführt, nach einheitlichen Regeln verknüpft und über die Zeit gespeichert. In Verbindung mit Business Intelligence entsteht so eine integrierte Datenbasis für analytische Anwendungen, auf der Auswertungen nach einheitlichen Regeln aufbauen können.

Automatisierte Datenflüsse

Die Integration von Daten aus unterschiedlichen Quellen stellt einen wesentlichen Aufwand innerhalb von Business Intelligence und einen zentralen Bestandteil einer Data-Warehouse-Architektur dar. Als eigenständiger Bestandteil sorgen ETL- beziehungsweise ELT-Prozesse dafür, dass Daten aus unterschiedlichen operativen Systemen in eine gemeinsame Struktur überführt werden können. Extraction, Transformation und Loading dienen dazu, Daten zu übernehmen, zu bereinigen, zu vereinheitlichen und für die analytische Nutzung bereitzustellen. Datenintegration und Datenqualität sind hierbei unmittelbar miteinander verbunden. Daten aus unterschiedlichen Quellen weisen häufig Inkonsistenzen, fehlende Werte und Dubletten auf, die im Rahmen der Datenintegration erkannt, bereinigt und harmonisiert werden müssen, damit nachgelagerte Informationssysteme auf verlässlichen Daten aufbauen können.

Datenqualität sichtbar machen

Werden Daten als eigenständiger Produktionsfaktor betrachtet, gewinnt die Übertragung von Qualitätsmanagementprinzipien auf Daten an Bedeutung. Datenqualität als Voraussetzung für eine verlässliche Unternehmenssteuerung sollte somit nicht nur als technische Eigenschaft betrachtet werden. Sie kann selbst Gegenstand der Steuerung werden, woraus die Notwendigkeit eines systematischen Umgangs mit Datenqualität entsteht. Um Datenqualität systematisch bewerten zu können, müssen zunächst geeignete Qualitätsdimensionen definiert und durch Messgrößen operationalisiert werden. Daraus lassen sich konkrete Data-Quality-KPIs ableiten, beispielsweise:

Data-Quality-Dimension Messgröße / KPI
Vollständigkeit Vollständigkeitsquote
Korrektheit Fehlerquote
Eindeutigkeit Duplikatsquote
Konsistenz Anteil widersprüchlicher Datensätze
Zuordenbarkeit Anteil nicht zuordenbarer Datensätze

Datenvisualisierung

Zahlen, die man auf einen Blick versteht

Weniger ist mehr

Ein gutes Dashboard zeigt nicht möglichst viel, sondern das Richtige. Der verfügbare visuelle Raum soll möglichst für die Darstellung der Daten und nicht für dekorative Elemente verwendet werden, da diese die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Informationsgehalt ablenken können. Dashboards sollen relevante Informationen schnell erfassbar machen und sich deshalb auf die für die jeweilige Fragestellung relevanten Kennzahlen konzentrieren, anstatt möglichst viele Darstellungen auf einer Seite zu versammeln.

Die passende Darstellung wählen

Neben der jeweiligen Fragestellung sollte auch die Art der zu vermittelnden Information bei der Gestaltung eines effizienten Dashboards berücksichtigt werden. Das Darstellungsformat kann die menschliche Informationsverarbeitung unterstützen und beeinflusst sowohl die Informationssuche als auch die Bewertungsstrategie. Die Gestaltung einer Visualisierung sollte daher berücksichtigen, wie Menschen visuelle Informationen wahrnehmen, gruppieren, vergleichen und verarbeiten. Ergänzen sich Darstellung und Aufgabe, werden die für die jeweilige Informationsaufgabe relevanten Merkmale hervorgehoben. Dadurch können mentale Verarbeitungsschritte reduziert und die Informationsverarbeitung erleichtert werden.

Einheitlich gestaltet, sicher gelesen

Visuelle Darstellungen sollten über Berichte und Dashboards hinweg konsistent gestaltet sein. Wiederkehrende visuelle Regeln schaffen eine gemeinsame visuelle Sprache und ermöglichen es, quantitative Informationen über verschiedene Berichte hinweg nach denselben Prinzipien zu vergleichen. Dadurch kann der Prozess von der Datenbereitstellung über Analyse und Kommunikation bis hin zur Entscheidungsfindung effizienter gestaltet werden. Ein wichtiges Regelwerk für die konsistente Gestaltung von Berichten, Präsentationen und Dashboards sind die International Business Communication Standards (IBCS). Mittlerweile bilden die IBCS-Prinzipien zudem die Grundlage des internationalen Standards ISO 24896. Diese Norm begründet Standardisierung unter anderem damit, dass Nutzende bei uneinheitlichen Darstellungen nicht jedes Berichtssystem neu interpretieren müssen.

Drei Anwendungsfelder zum Ausprobieren

Wie das in der Praxis aussieht, hängt von der Aufgabe ab. Die Spanne reicht vom Management-Dashboard für den schnellen Überblick über das automatisierte Berichtswesen bis zur Einbindung aktueller Zahlen in Präsentationen. Die folgenden Beispiele können Sie direkt ausprobieren.

Der Klassiker:

Dashboards für ein ganzheitliches Unternehmensverständnis

Ein Dashboard ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie die zuvor beschriebenen Prinzipien in der Praxis zusammenwirken. Im Zentrum steht eine strukturierte und visuelle Aufbereitung der wichtigsten Unternehmenskennzahlen, so dass diese schnell und auf einen Blick verfügbar sind. Die Verknüpfung unterschiedlichster Datenquellen führt hierbei zu einer ganzheitlichen Sicht auf das Unternehmen.

Je nach Anforderung können Kennzahlen verdichtet oder auf einzelne Geschäftsbereiche, Zeiträume oder andere Dimensionen heruntergebrochen werden. So lässt sich nicht nur erkennen, was sich verändert hat, sondern auch, wo die Veränderung auftritt und welche Faktoren näher untersucht werden sollten.

Ziel sollte es sein, einem breiten Adressatenkreis den Zugang zu wichtigen Unternehmensdaten zu erleichtern. Eine intuitive Bedienung und eine klare Struktur tragen dazu bei, dass auch komplexe Informationen schnell erfasst und für unterschiedliche Fragestellungen genutzt werden können.

Der Optimierer:

Automatisiertes Berichtswesen

Business-Intelligence-Lösungen eignen sich für die Erstellung eines regelmäßigen und standardisierten Berichtswesens. Im Mittelpunkt stehen dabei die strukturierte Aufbereitung und Kommunikation relevanter Informationen für interne und externe Stakeholder. Der Vorteil liegt insbesondere in der Zeitersparnis bei der Erstellung und der Reduzierung manueller Fehlerquellen. Statt einzelne Berichtselemente wiederholt anzupassen, kann ein Bericht mit wenigen Schritten aktualisiert und bereitgestellt werden.

Besonders interessant ist die Möglichkeit, neben Diagrammen und Tabellen auch Textpassagen automatisiert zu erstellen. Während sich die Aktualisierung visueller Darstellungen mit geeigneten Systemen vergleichsweise einfach umsetzen lässt, erfordert die Anpassung erläuternder Texte häufig weiterhin manuelle Arbeit. Datumswerte, Kennzahlen und Formulierungen müssen regelmäßig aktualisiert und an die jeweilige Berichtsperiode angepasst werden. Entdecken Sie selbst, wie sich auch diese Aufgaben in der Praxis automatisieren lassen.

Der Allrounder:

Einbindung in Präsentationen

Unternehmenskennzahlen entstehen an den unterschiedlichsten Stellen. Abstimmungsschleifen und parallele Prozesse führen schnell zu doppeltem Arbeitsaufwand oder Inkonsistenzen in der Beurteilung. Eine zentral gesteuerte Aufbereitung schafft dagegen eine einheitliche Grundlage für die Berechnung von Kennzahlen und ermöglicht deren flexible Darstellung für unterschiedliche Adressaten und Hierarchieebenen.

Ein weiterer Schritt ist die Überführung der Informationen in Formate, die zur Unternehmenssteuerung genutzt werden. Durch die automatische Einbindung in Besprechungsunterlagen bleiben Kennzahlen, Darstellungen und Statusinformationen aktuell, ohne dass Inhalte für jedes Format manuell aufbereitet werden müssen.

Die automatische PowerPoint-Einbindung kann aufgrund der Rechteverwaltung hier leider nicht umfassend dargestellt werden. Nutzen Sie das oben dargestellte Beispiel, um zu sehen, wie sich Werte und Farben entsprechend der operativen Entwicklung automatisch anpassen.

Entdecken Sie weitere Praxisbeispiele für unterschiedliche Anwendungsfälle.

Verständnis

Vom Sehen zum Verstehen

Was gezeigt wird und wie es zu lesen ist

Die Bedeutung einer Kennzahl ergibt sich nicht allein aus ihrem Zahlenwert, sondern aus ihrer Funktion, Einbettung und Beziehung zu den Unternehmenszielen. Kennzahlen sollten daher immer im Kontext ihres Verwendungszwecks sowie im Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Zielen, Strategien und Maßnahmen interpretiert werden. Eine fachliche Einordnung erfordert zunächst einen zeitlichen und organisatorischen Bezug. Eine geeignete Vergleichsbasis macht dabei sichtbar, wie ein Wert im Verhältnis zu anderen Zeiträumen, Planwerten oder Organisationseinheiten einzuordnen ist, und erhöht damit seine Aussagekraft. Eine festgestellte Abweichung beschreibt zunächst jedoch nur, dass sich ein Ergebnis anders entwickelt als erwartet. Die Veränderung muss daher in den Zusammenhang der zugrunde liegenden Unternehmensaktivitäten eingeordnet werden.

Den Beitrag von Kennzahlen verstehen

Ein gemeinsames Verständnis von Kennzahlen entsteht nicht allein durch ihre Definition, sondern durch ihre regelmäßige Nutzung. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden dafür deutlich machen, warum die ausgewählten Kennzahlen zweckmäßig sind und welches Ziel mit ihnen verfolgt wird. Adressatengerechte Berichte übernehmen hier eine vermittelnde Rolle. Sind sie eindeutig und nachvollziehbar gestaltet, entwickeln Nutzende ein Gespür dafür, was eine Kennzahl und ihre Veränderung aussagen. Lässt sich ein Ergebnis zudem bis auf den eigenen Verantwortungsbereich nachverfolgen, wird sichtbar, welchen Beitrag die eigene Arbeit zur Entwicklung des Unternehmens leistet. Kennzahlen werden so zu einem gemeinsamen Bezugspunkt für Gespräche und Entscheidungen.

Verbesserungen gezielt anstoßen

Eine Veränderung zu erkennen ist erst der erste Schritt. Um eigenständig handeln zu können, müssen Nutzende nachvollziehen können, warum sich eine Kennzahl verändert hat. Berichte sollten es deshalb ermöglichen, eine Abweichung schrittweise auf ihre Bestandteile und den betroffenen Bereich zurückzuführen. Eine technische Lösung allein reicht zur Befähigung der Mitarbeitenden jedoch nicht aus. Durch den Aufbau von Datenkompetenz, klare Verantwortlichkeiten und ausreichenden Handlungsspielraum schaffen Unternehmen ein Umfeld, in dem aus Erkenntnissen selbstständig Maßnahmen abgeleitet werden. Ursachen werden dann dort analysiert, wo sie gesteuert werden können, und aus Empfängern von Berichten werden aktive Gestalter.

Die Stärken von Business Intelligence liegen in der Regelmäßigkeit einer Aufgabe. Je häufiger sie anfällt, desto größer sind die Synergien eines digitalen Steuerungssystems. Jede Ad-hoc-Analyse in ein Dashboard zu überführen, sprengt dagegen oft den Rahmen. Genau hier verläuft zugleich die Grenze zur Business Analytics.

Ziel ist deshalb keine Sammlung automatisierter Berichte, sondern ein System, das Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführt, adressatengerecht aufbereitet und verteilt. So stehen relevante Kennzahlen zeitnah zur Verfügung, und Besprechungen beruhen auf aktuellen Zahlen.

Damit sich Mitarbeitende auf die wertorientierte Steuerung konzentrieren können, braucht es neben den technischen Voraussetzungen auch persönliche Datenkompetenz, die nachhaltig im Unternehmen verankert ist.

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Noch Fragen?

Antworten auf häufige Fragen zu Werkzeugen, Daten und der praktischen Umsetzung von Business Intelligence.

Wenn Zahlen Handlungen auslösen sollen

Wenn Zahlen Handlungen auslösen sollen

Ich arbeite mit Microsoft Power BI. Es fügt sich in die Microsoft-Umgebung ein, die in vielen Unternehmen ohnehin vorhanden ist, etwa Excel, Teams und SharePoint, und deckt den Weg von der Datenaufbereitung bis zur Verteilung der Berichte ab. Entscheidend ist aber weniger das Werkzeug als ein sauberes Datenmodell und klar definierte Kennzahlen.

Am besten mit einer konkreten Fragestellung und einem überschaubaren ersten Bericht, nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs oder dem Versuch, sofort alle Daten anzubinden. Ein Bericht, der im Alltag genutzt wird, zeigt schnell, wo die Datenbasis trägt und wo nachgebessert werden muss. Darauf lässt sich Schritt für Schritt aufbauen.

Welche Daten benötigt werden, hängt von der konkreten Fragestellung ab. Ausgangspunkt sind deshalb nicht die verfügbaren Datenquellen, sondern die Entscheidungen, die ein Bericht unterstützen soll. Oft reichen dafür wenige, gut gepflegte Quellen wie das ERP-System und die Finanzbuchhaltung. Ihr größter Nutzen entsteht, wenn sie miteinander verknüpft werden und Zusammenhänge sichtbar machen, die zuvor verborgen waren.

Das hängt vor allem von der Datenlage ab. Liegen die Daten in gut zugänglicher Form vor, entsteht ein erster nutzbarer Entwurf oft innerhalb weniger Tage. Müssen Quellen erst angebunden oder bereinigt werden, dauert es entsprechend länger. In jedem Fall empfiehlt sich ein früher Entwurf, an dem die späteren Nutzenden ihre Anforderungen konkretisieren können.

Excel wird dann zum Problem, wenn eine einzige Datei zur zentralen Steuerung wird, die nur noch eine einzelne Person vollständig versteht. Solche Dateien wachsen über Jahre, werden zunehmend unübersichtlich und irgendwann spürbar langsam. Spätestens dann steht der Aufwand für Pflege und Fehlersuche in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen.

Der einfachste Schritt ist, das bestehende Layout in ein digitales Dashboard zu überführen. Darüber hinaus deckt eine Analyse des dahinterliegenden Datenstroms häufig Anknüpfungspunkte für Einsparungen und schlankere Abläufe auf. Ein wichtiger Hebel sind zudem die Visualisierungen, denn das digitale Format bietet deutlich mehr Möglichkeiten, Nutzende gezielt in ihrem Entscheidungsprozess zu unterstützen.

Ein sauberes Datenmodell und einheitlich definierte Kennzahlen machen es möglich, neue Fragestellungen zu ergänzen, ohne einen Bericht neu aufzubauen. Wichtig ist, Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren und regelmäßig zu prüfen, welche Berichte noch genutzt werden.

Im ersten Schritt ist die IT vor allem bei der Einrichtung von Lizenzen und Berechtigungen gefragt. Bei der Erstellung der Dashboards selbst muss sie nicht zwingend eingebunden sein. Sobald jedoch Anpassungen an den Quellsystemen nötig werden, etwa eine Datenbereinigung oder die Aufnahme neuer Informationen, wird die IT-Abteilung zum zentralen Partner. Und spätestens bei der automatisierten Anbindung der Daten an die BI-Systeme führt an ihr kein Weg vorbei.

Die Zusammenarbeit verbessert sich, wenn Informationen breit im Unternehmen geteilt werden, statt in einzelnen Bereichen zu verbleiben. Bindet man die IT informativ oder operativ ein, wächst das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Anforderungen. Bereichsspezifische Dashboards und passende Schulungen schärfen das Bewusstsein für Datenqualität und befähigen die Fachbereiche, eigenständig zu steuern. Aus dem engen Austausch und dem vielfältigen Feedback ergibt sich schließlich eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsweisen.

Daten, die von selbst ankommen

Automatisierung besprechen

Sebastian Fritz · Quanture · quanture.de/business-intelligence/